Cuộc hành trình bắt đầu từ việc thay đổi tư duy.
Trong ngành sản xuất thực phẩm và đồ uống, khái niệm cải tiến không ngừng đóng vai trò là kim chỉ nam, thúc đẩy các công ty đạt được hiệu suất cao hơn, nâng cao chất lượng sản phẩm và gia tăng sự hài lòng của khách hàng.
Ngược lại với các ngành công nghiệp khác, sản phẩm của họ gần như không thay đổi, lĩnh vực thực phẩm và đồ uống luôn phát triển để bắt kịp sở thích của người tiêu dùng, đáp ứng các tiêu chuẩn quy định và tích hợp công nghệ để tăng hiệu quả, độ chính xác và an toàn trong dây chuyền sản xuất — đồng thời giảm chi phí. Tuy nhiên, để đạt được sự tối ưu, không đơn thuần chỉ là thực hiện những điều chỉnh nhỏ mà còn phải điều chỉnh từng bước một và bền bỉ. Nó đòi hỏi một sự thay đổi cơ bản trong văn hóa của tổ chức, trong đó việc cải tiến liên tục được coi là một hành trình không ngừng nghỉ thay vì một đích đến cố định.
Nuôi dưỡng tư duy cải tiến không ngừng
Hành trình hướng tới sự nuôi dưỡng một nền văn hóa cải tiến không ngừng bắt đầu bằng việc thay đổi tư duy. Sự thay đổi này liên quan đến việc thoát khỏi một tư duy tĩnh lặng, “nếu nó không bị hỏng, thì đừng sửa nó” sang một thái độ năng động, có tư duy cầu tiến và luôn tìm kiếm cơ hội để phát triển. Nó đòi hỏi sự cam kết của mọi cá nhân trong tổ chức, từ ban lãnh đạo cấp cao đến công nhân sản xuất, mỗi người đều đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển nền văn hóa này.
Tư duy cải tiến không ngừng được đặc trưng bởi sự chú trọng vào sự hài lòng của khách hàng, cam kết luôn học hỏi và sẵn sàng thay đổi để phát triển hơn. Nó không coi những sai lầm là thất bại mà đó chính là những cơ hội quý giá để học hỏi. Quan điểm này khuyến khích sự sáng tạo và thử nghiệm, đây là những thành phần thiết yếu của cải tiến không ngừng. Để nuôi dưỡng tư duy này cho toàn bộ tổ chức, có thể thực hiện một số hành động mục tiêu như sau:
• Cam kết từ Lãnh đạo: Các nhà lãnh đạo cấp cao phải thể hiện sự ủng hộ của họ đối với những nỗ lực cải tiến không ngừng, làm gương cho những người còn lại trong tổ chức.
• Đào tạo và Giáo dục: Cung cấp các buổi đào tạo và hội thảo để có thể cung cấp kiến thức cho nhân viên về các nguyên tắc cải tiến liên tục, trang bị cho họ những công cụ và kiến thức cần thiết.
• Khuyến khích giao tiếp cởi mở: Thiết lập các kênh hội thoại thúc đẩy giao tiếp cởi mở, cho phép nhân viên chia sẻ ý tưởng và phản hồi một cách tự do. Tạo ra một nền văn hóa nơi mà mọi đóng góp đều được đánh giá cao là chìa khóa của nền văn hóa này.
• Các chương trình khen thưởng và ghi nhận: Ghi nhận và khen thưởng những đóng góp để cải tiến không ngừng có thể thúc đẩy nhân viên và củng cố tầm quan trọng của văn hóa này.
• Phản hồi của khách hàng: Sử dụng ý kiến phản hồi của khách hàng làm động lực cho những nỗ lực cải tiến không ngừng và xác định các lĩnh vực cần cải tiến.
• Công cụ quản lý trực quan: Sử dụng các công cụ trực quan như bảng hiệu suất, biểu đồ theo dõi tiến độ hoặc Phần mềm quản lý KPI để giữ cho những nỗ lực cải tiến không ngừng luôn rõ ràng và nhận được sự chú ý của mọi người
• Đặt các mục tiêu nhỏ, có thể đạt được: Bắt đầu với những mục tiêu có thể đạt được để xây dựng sự tự tin và động lực hướng tới những thay đổi lớn hơn.
• Cơ hội học hỏi liên tục: Cung cấp tài nguyên cho nhân viên để học các kỹ năng và kiến thức mới góp phần cải tiến không ngừng, như các khóa học và hội thảo trực tuyến.
• Nhóm cải tiến hiệu suất: Hình thành các nhóm có nhiệm vụ xác định và thực hiện các cải tiến. Những nhóm này nên bao gồm các thành viên từ các phòng ban khác nhau để có thể tích hợp các quan điểm đa dạng.
Việc áp dụng các chiến lược này có thể giúp ích đáng kể trong việc thúc đẩy một nền văn hóa trong đó việc cải tiến không ngừng được tích hợp sâu vào cơ cấu tổ chức, dẫn đến nâng cao hiệu quả, sự đổi mới và sự hài lòng của khách hàng.
Tạo các nhóm cải tiến hiệu suất (PIT Team)
Một cách tiếp cận thực tế để đưa việc cải tiến không ngừng vào văn hóa tổ chức là thông qua việc thành lập các Nhóm cải tiến hiệu suất (Nhóm PIT). Các nhóm chức năng chéo này có nhiệm vụ xác định, phân tích và giải quyết các vấn đề cụ thể trong quá trình sản xuất. Bằng cách kết hợp các quan điểm và kiến thức chuyên môn đa dạng, Nhóm cải tiến hiệu suất có thể khám phá ra các giải pháp sáng tạo đổi mới mà có thể không xuất hiện trong các phòng ban truyền thống.
Một nhóm cải tiến hiệu suất thành công thường bao gồm 4 đến 6 thành viên, bao gồm người vận hành sản xuất, thợ bảo trì, công nhân vệ sinh, nhân viên chất lượng và giám đốc sản xuất. Sự đa dạng này đảm bảo sự hiểu biết toàn diện về vấn đề hiện tại và thúc đẩy sự hợp tác giải quyết vấn đề. Nhóm cải tiến hiệu suất họp thường xuyên, cân bằng giữa nhu cầu của việc điều tra kỹ lưỡng và tính cấp bách của việc thực hiện các cải tiến. Thời lượng của một dự án cải tiến hiệu suất thường kéo dài từ 4 đến 6 tuần, đỉnh điểm là phần trình bày với quản lý cấp trên, nơi nhóm chia sẻ những khám phá, hành động và thành công của họ.
Điều hướng quá trình cải tiến không ngừng
Quá trình cải tiến không ngừng được tiến hành bởi Nhóm cải tiến hiệu suất bao gồm một số bước chính, mỗi bước đều quan trọng để đạt được những cải tiến có ý nghĩa và bền vững. Các bước này bao gồm:
• Thành lập Nhóm: Thiết lập nhiệm vụ và mục tiêu rõ ràng cho Nhóm cải tiến hiệu suất, xác định phạm vi công việc và phân bổ các nguồn lực cần thiết.
• Xây dựng Bảng phân tích Pareto & Biểu đồ Radar về cơ hội: Sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu như nghiên cứu dòng sản xuất, biểu đồ Pareto và phân tích nguyên nhân gốc rễ để xác định và ưu tiên các cơ hội cải tiến.
• Phát triển Phương án: Tham gia vào các buổi họp suy nghĩ sáng tạo để tạo ra các giải pháp tiềm năng, sau đó là quy trình lựa chọn nghiêm ngặt để xác định các phương án khả thi nhất.
• Triển khai & Xác nhận: Đưa các giải pháp đã chọn vào thực hiện và xác định hiệu quả của chúng, đảm bảo rằng các cải tiến được duy trì theo thời gian.
• Cơ hội tái áp dụng: Xác định các cơ hội để áp dụng các cải tiến thành công vào các lĩnh vực hoạt động khác, từ đó nhân rộng lợi ích trong toàn tổ chức.
Con đường phía trước trong sự cải tiến không ngừng
Như chúng tôi đã khám phá, con đường thúc đẩy văn hóa cải tiến không ngừng trong lĩnh vực thực phẩm và đồ uống vừa đầy thách thức vừa bổ ích. Nó đòi hỏi sự thay đổi trong tư duy, cam kết hợp tác và sẵn sàng đón nhận sự thay đổi. Tuy nhiên, lợi ích của việc chuyển đổi văn hóa này là không thể phủ nhận, nó mang lại lộ trình để vận hành xuất sắc, nâng cao khả năng cạnh tranh và tính bền vững lâu dài.
Chúng tôi khuyến khích các chuyên gia thực phẩm và đồ uống xem xét các chiến lược được nêu trong bài viết này và suy ngẫm về cách họ có thể áp dụng chúng trong tổ chức của mình. Hành trình hướng tới cải tiến không ngừng đang diễn ra và mỗi bước được thực hiện là một bước hướng tới tương lai hiệu quả, đổi mới và kiên cường hơn. Để biết thêm thông tin về văn hóa và năng suất, chúng tôi khuyến khích bạn đọc bài viết của chúng tôi, “Bốn cách để thúc đẩy cải thiện năng suất thông qua văn hóa công ty tốt hơn”. Nó tiết lộ mối liên hệ quan trọng giữa một nơi làm việc tích cực và mức tăng năng suất đáng kể, với bằng chứng cho thấy mức tăng lên tới 31% khi nhân viên hài lòng với công việc của họ.
Tom Moore là cố vấn quản lý cấp cao tại TBM Consulting Group.
Người dịch: Phương Tú
Nguồn: https://www.foodmanufacturing.com/labor/blog/22909838/fostering-a-continuous-improvement-culture-in-food-beverage-teams