Việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp cho công ty thực phẩm và đồ uống (F&B) có thể tạo nên sự khác biệt giữa chất lượng và sự thỏa hiệp, giữa đổi mới và sự trì trệ, và giữa lợi nhuận và thua lỗ.
Nói cách khác, cách bạn xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp có ý nghĩa rất quan trọng — thậm chí có thể quan trọng hơn bạn nghĩ. Một quan hệ đối tác vững mạnh góp phần nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng, cải thiện giá trị và độ an toàn của sản phẩm, tăng cường tính bền vững, rút ngắn thời gian đưa sản phẩm ra thị trường và thúc đẩy đổi mới nhanh chóng hơn.
Tuy nhiên, xây dựng mối quan hệ bền chặt với nhà cung cấp không đơn giản chỉ là ký hợp đồng và kết thúc một ngày làm việc. Những thách thức thường cản trở việc đạt được sự hợp tác thực sự với nhà cung cấp.
Tại sao việc hợp tác với nhà cung cấp lại khó khăn đến vậy
Trước hết, việc tìm kiếm dữ liệu cần thiết từ nhà cung cấp có thể là một thách thức, chẳng hạn như thông tin về:
• Thành phần
• Chứng nhận
• Truy xuất theo lô
• Sự tuân thủ
• Bán hàng/tiếp thị
• Hàng tồn kho
• Chi phí
• Lịch trình sản xuất
• Thực hành môi trường
Sự thiếu kết nối này thường xuất phát từ việc nhiều công ty thiếu các nguồn lực và chuyên môn cần thiết để hỗ trợ cộng tác nâng cao. Họ vẫn phụ thuộc vào các phương pháp lỗi thời, chẳng hạn như bảng tính thủ công, email và các cuộc gọi điện thoại, điều này làm giảm hiệu quả và tuân thủ.
Các nền tảng chia sẻ dữ liệu không đầy đủ và sự tích hợp công nghệ kém dẫn đến dữ liệu không nhất quán, thiếu hụt dữ liệu, hiểm lầm và thiếu thông tin chi tiết theo thời gian thực. Mối quan tâm và lo ngại về quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu cũng có thể khiến việc chia sẻ thông tin trở nên khó khăn hơn.
Khi tình trạng thiếu giao tiếp này không được giải quyết, nó có thể ảnh hưởng đến khả năng quan sát, đổi mới, chất lượng và sự an toàn.
Tác động của việc giao tiếp không hiệu quả
Giả sử một công ty đồ uống quốc gia phụ thuộc vào một loại nước trái cây cô đặc cụ thể để tạo ra hương vị đặc trưng cho đồ uống thể thao của mình. Do sự cố trong việc truyền đạt thông tin, nhà cung cấp không thông báo cho nhà sản xuất đồ uống về cuộc đình công lao động đã gây ra tình trạng thiếu hụt nguyên liệu và giá cả tăng đột biến.
Không nhận thức được về tình trạng thiếu hụt và sự tăng giá sắp xảy ra, điều này dẫn đến nhà sản xuất vẫn tiếp tục sản xuất như thường lệ. Khi tình trạng thiếu hụt nước ép trái cây xảy ra một cách bất ngờ, nhà sản xuất không thể tìm được nguồn cung cần thiết để đáp ứng nhu cầu. Do đó, họ buộc phải dừng sản xuất, gây ra sự chậm trễ trong việc giao hàng và dẫn đến mất doanh thu.
Để ngăn chặn những tác động tiêu cực này tiếp diễn, công ty đồ uống không còn lựa chọn nào khác ngoài việc phải gấp rút tìm kiếm các nhà cung cấp thay thế. Sự vội vã điên cuồng này gây nguy cơ cho ngân sách, chất lượng, hiệu quả vận hành và thậm chí là sự tuân thủ.
Và mặc dù rõ ràng là những khoảng trống thông tin này gây tổn hại cho nhà sản xuất, thì nó cũng làm suy giảm mối quan hệ hiện tại với nhà cung cấp đó. Mary Grunder, Trưởng phòng quản lý thành công khách hàng tại TraceGains giải thích rằng:
“Theo quy định và trong một số trường hợp, tiêu chuẩn kiểm toán, khách hàng được yêu cầu thu thập tài liệu về địa điểm của nhà cung cấp và các mặt hàng họ mua, nếu nhà cung cấp không sẵn lòng chia sẻ thông tin được yêu cầu, thì khách hàng của họ sẽ ít có khả năng gia hạn hoặc thiết lập hợp đồng mới với nhà cung cấp đó”.
Làm thế nào để cải thiện sự hợp tác của nhà cung cấp … Bắt đầu ngay bây giờ
Hiện đại hóa việc giao tiếp và hợp tác giữa công ty thực phẩm và đồ uống F&B và nhà cung cấp của bạn có thể thúc đẩy sự đổi mới và tăng trưởng. Sau đây là một số cách bạn có thể tiến thành để nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.
1. Cập nhật công cụ giao tiếp
Các phương pháp thủ công chỉ có thể hỗ trợ bạn đến một mức nào đó trong chuỗi cung ứng của mình. Chuyển đổi từ các quy trình cũ như email và cuộc gọi điện thoại sang sử dụng các nền tảng kỹ thuật số tạo điều kiện cho việc chia sẻ dữ liệu và giao tiếp theo thời gian thực.
Ví dụ, thay vì phải liên hệ thủ công với các nhà cung cấp trong tất cả các cấp của chuỗi cung ứng, hãy sử dụng một nền tảng tập trung để thu thập và tổng hợp dữ liệu từ các nhà cung cấp khác nhau cho bạn. Bạn sẽ không phải lo lắng về việc thu thập dữ liệu hoặc chờ đợi để nhận thông tin cần thiết.
sẽ có thể xác minh rằng các nhà cung cấp mà bạn đang hợp tác hiện nay — và những nhà cung cấp tiềm năng mà bạn đang cân nhắc trong tương lai — tuân thủ các quy tắc kinh doanh và thông số kỹ thuật về thành phần nguyên liệu của bạn.
2. Nâng cao tính minh bạch trong chuỗi cung ứng
Tìm kiếm và triển khai các công cụ cung cấp khả năng quan sát toàn diện chuỗi cung ứng của mình — từ nguồn gốc của nhà cung cấp tìm nguồn cung ứng đến khâu giao hàng cuối cùng — để bạn có thể theo dõi và giám sát tiến độ một cách hiệu quả.
Ví dụ, khi bạn sử dụng một nền tảng tập trung để thu thập dữ liệu của nhà cung cấp, thông tin đó có thể được tự động đưa vào nền tảng doanh nghiệp của bạn, giúp bạn có thể tạo ra các phân tích, tính toán và bảng thông tin.
Mức độ minh bạch này giúp bạn hiểu rõ chuỗi cung ứng và mối quan hệ với nhà cung cấp của mình như thế nào trong mọi thời điểm — cũng như xác định các khu vực cần cải thiện.
3. Tập trung vào cải tiến liên tục
Lên kế hoạch kết nối thường xuyên với các nhà cung cấp đáng tin cậy để xem xét và đánh giá hiệu suất của cả hai bên, cung cấp phản hồi, chia sẻ ý tưởng và thảo luận về dự báo nhu cầu cũng như các xu hướng.
Cùng nhau làm việc để xác định các mục tiêu và các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) rõ ràng mà cả hai bên có thể cùng nhau hướng tới, cho dù đó là:
• Tỷ lệ lỗi
• Giao hàng đúng hẹn
• Thời gian dẫn
• Tỷ lệ thực hiện đơn hàng
• Chi phí chênh lệch
Hãy thẳng thắn về kỳ vọng, thách thức và tiến độ. Cùng nhau xác định những nguy cơ có thể gây rủi ro cho mục tiêu của bạn và lập kế hoạch dự phòng để giảm thiểu chúng.
Công cụ bạn cần để đẩy nhanh sự gắn kết
Thay vì quản lý thủ công các mối quan hệ với nhà cung cấp và trong mọi cấp độ của chuỗi cung ứng, bạn có thể truy cập dữ liệu của bên thứ ba thông qua nền tảng do TraceGains cung cấp, nền tảng này thu thập và tổng hợp dữ liệu từ nhiều nhà cung cấp khác nhau tại một nơi duy nhất.
“TraceGains Gather là miễn phí và sẽ giảm khối lượng công việc của bạn”
“Các nhà cung cấp có thể chia sẻ tài liệu với những khách hàng không phải của TraceGains và các công ty trong ngành thực phẩm và đồ uống F&B có thể đưa việc nhà cung cấp cung cấp tất cả tài liệu thông qua TraceGains vào hợp đồng của họ. Họ cũng có thể sử dụng bảng điểm nhà cung cấp để giám sát và thúc đẩy nhà cung cấp cung cấp tài liệu theo yêu cầu. Đây là cách hợp lý nhất để thu thập và sử dụng thông tin này ” .
Grunder giải thích.
Với nền tảng này, bạn có thể khám phá nhiều hơn về nhà cung cấp của mình và có thể thực hiện điều đó một cách nhanh chóng hơn so với những gì bạn tưởng tượng. Bằng cách lấy thông tin nhà cung cấp mới từ mạng lưới và tích hợp thông tin đó với dữ liệu bạn đã có, quyết định đúng đắn trở nên rõ ràng, ngay cả khi câu trả lời hướng bạn đến một nhà cung cấp mà bạn chưa từng kết nối hoặc làm việc cùng.
Giờ đây bạn có thể dành ít thời gian hơn để tìm kiếm thông tin và tập trung nhiều hơn vào việc nâng cao hiệu quả, chất lượng và khả năng cạnh tranh.
Người dịch: Phương Tú
Nguồn: https://www.fooddive.com/spons/3-strategies-for-effective-supplier-engagement-in-food-and-beverage/733569/